Vernietigen na de bewaartermijn (vier-ogen)
Verloopt de bewaartermijn van een archief, dan wordt het niet zomaar weggegooid. Vernietiging is bij ons altijd een bewuste, gecontroleerde handeling met dubbele goedkeuring — zodat u kunt aantonen dat er niets buiten de regels om is verwijderd.
Verlopen betekent niet automatisch verwijderd
U stelt per archief zelf een bewaartermijn in, in jaren (bijvoorbeeld de presets permanent, 1, 10 of 20 jaar uit de Archiefwet-selectielijst). Loopt die termijn af, dan markeert het systeem het archief alleen maar als verlopen. Er vindt geen automatische verwijdering plaats. Niets wordt vernietigd zolang een mens daar niet expliciet opdracht toe geeft en die opdracht door een tweede persoon is bevestigd.
Het vier-ogen-principe
Echte vernietiging verloopt via een vernietigingsverzoek (DestructionRequest) met twee betrokkenen:
- een aanvrager die het verzoek indient en de grondslag vastlegt;
- een goedkeurder die het verzoek onafhankelijk beoordeelt en accordeert.
Pas wanneer beide rollen hebben getekend, wordt het archief daadwerkelijk vernietigd. Eén persoon kan dit nooit alleen doen. Zo voorkomt u onbedoeld of onbevoegd verlies van archiefbescheiden en houdt u grip op een onomkeerbare stap.
Getekende verklaring en tombstone-bewijs
Van elke vernietiging legt het systeem vast wat er gebeurde. U krijgt een getekende vernietigingsverklaring waarin staat welk archief, op welke grondslag en door wie het is vernietigd. Op de plek van het verwijderde archief blijft een onveranderbaar tombstone-bewijs achter: een blijvende registratie dát hier iets heeft gestaan en op welke datum het volgens de regels is vernietigd. Daarmee blijft de verantwoording compleet, ook nadat de inhoud zelf is verwijderd.
Onderdeel van een aantoonbare bewijsketen
De vernietigingsregistratie sluit aan op de overige bewijslagen van het archief. Wilt u meer weten over hoe wij authenticiteit en integriteit borgen, lees dan over onze fixity-controles en over onveranderbaar opslaan met WORM/Object-Lock. Praktische vragen over bewaartermijnen beantwoorden we op de pagina met veelgestelde vragen.